Условия участия

 

1. Название мероприятия
2. Организатор Выставки
3. Организаторы научной программы форума
4. Место проведения
5. Даты, режим работы
6. Заявка на участие
7. Стоимость участия и другие сборы
8. Участие в научной программе
9. Порядок расчетов
10. Регистрация, получение пропусков
11. Пригласительные билеты
12. Каталог
13. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж
14. Завоз и вывоз выставочных экспонатов
15. Правила прохода на выставку в Конгресс-центр
16. Охрана, противопожарная безопасность
17. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»
18. Эксплуатация стенда
19. Тара и уборка стенда

1. Название мероприятия

Всероссийский научно-образовательный форум «Профилактическая кардиология 2010»

2. Организатор выставки

ЗАО «МЕДИ Экспо»
119415, Россия, Москва, пр-т Вернадского д.37 кор.2, оф.1-5
Тел/факс: (495) 721-8866
Факс: (495) 938-2458
E-mail: cardiology@mediexpo.ru
www.mediexpo.ru, www.cardiology-congress.ru

3. Организаторы научной программы форума

  • Министерство здравоохранения и социального развития России
  • Всероссийское научное общество кардиологов
  • ГУ НИИ Центр профилактической медицины Росмедтехнологий
  • Национальное научное общество "Кардиоваскулярная профилактика и реабилитация"

4. Место проведения

Россия, Москва, Конгресс-центр гостиницы «Космос», Москва, ул. Проспект Мира, д. 150

5. Даты, режим работы

Монтаж экспозиции (заезд) 23 февраля с 11.00 – 20.00
Работа выставки 24 - 25 февраля с 9.00 – 18.00,
26 февраля с с 9.00 – 15.00
Демонтаж (выезд) 26 февраля 15.00 - 20.00
Официальное открытие форума
Конгресс-центр
24 февраля, среда

 

6. Заявка на участие

Экспонент/Спонсор проекта заполняет заявку на участие и высылает ее в адрес Организатора факсом или по электронной почте. Организатор письменно подтверждает Экспоненту/Спонсору проекта участие в выставке/форуме и закрепляет зарезервированную им выставочную площадь, выставляя счет на регистрационный взнос, подлежащий оплате в течение 5-и рабочих дней со дня выставления счета.

Заявка считается официально принятой, а площадь закрепленной за Экспонентом после оплаты регистрационного взноса и 30% суммы аренды выставочной площади. Оставшиеся 70% суммы Экспонент уплачивает за 60 дней до начала проекта.

Последний срок подачи заявки: 22 января 2010 г.

7. Стоимость участия и другие сборы

На весь период работы выставки стоимость 1 кв.м. стандартно оборудованной выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:- Линейный стенд (1 сторона открыта) 295 евро - Угловой стенд (2 стороны открыты) - наценка 10% - Головной стенд (3 стороны открыты) - наценка 15% - Островной стенд (4 стороны открыты) - наценка 20 % Стоимость участия на оборудованной площади включает в себя: стенд со стандартным оборудованием (с перечнем стандартного оборудования можно ознакомиться на бланке заказа стенда (формуляр 2) в Брошюре Экспонента).

Стоимость 1 кв.м. необорудованной выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:- Линейный стенд (1 сторона открыта) 255 евро - Угловой стенд (2 стороны открыты- наценка 10% - Головной стенд (3 стороны открыты) - наценка 15% - Островной стенд (4 стороны открыты) - наценка 20% Стоимость участия на необорудованной площади касается только площади пола и не включает элементов конструкции стенда, таких как: ковер, стены, освещение, и т.д. Конструкцию стенда нужно заказывать отдельно.

Обычная минимальная площадь стенда составляет 9 кв.м.
В ставку aрендной платы за выставочную площадь входит: Стоимость общего электроосвещения, отопления, кондиционирования закрытых выставочных площадей, стоимость общей охраны выставочной территории, стоимость уборки общей территории выставки и проходов.

Экспонентам, представляющим на стендах исключительно продукцию российского производства - предоставляются скидки, в размере 10% стоимости 1 кв.м. площади, при наличии гарантийного письма, с обязательством не представлять продукцию импортного производства.
Условия спонсорского участия в форуме/выставке предоставляется в индивидуальном порядке по запросу компании.
Стоимость регистрационного взноса составляет 350 евро (без учета НДС) Стоимость регистрационного взноса за субэкспонента составляет 450 евро (без учета НДС) и включает в себя обязательную публикацию в разделе «алфавитный список участников», бэджи-пропуска (1 бэдж на 3 кв.м.) пригласительные билеты (10 штук), каталог выставки (1экз), участия Экспонента в работе форума, размещение информации об Экспоненте на сайте www.mediexpo.ru, www.cardiology-congress.ru.

8. Участие в научной программе

Участие в научной программе возможно только на условиях спонсорского участия.

9. Порядок расчетов

Экспонент/Спонсор проекта производит оплату участия в выставке в следующие сроки:
• регистрационный взнос + 30% суммы аренды выставочной площади (30% суммы спонсорского взноса) в течение 5-ти дней с момента выставления счета;
• 70% суммы стандартно оборудованной площади не позднее, чем за 60 дней до монтажа выставки.
• дополнительные услуги/оборудование – не позднее, чем за 30 дней до начала монтажа выставки.
• основной экспонент оплачивает за каждого субэкспонента стоимость регистрационного взноса
• цены на дополнительные услуги приведены на соответствующих бланках заказа Брошюры Экспонента.Расчеты производятся в рублях по внутреннему курсу ЗАО «МЕДИ Экспо» (1 евро = 40 рублей 00 копеек), путем перечисления денежных средств на расчетный счет Организатора. Днем оплаты Стороны считают день поступления денежных средств на расчетный счет Организатора.
• в случае нарушения Экспонентов сроков оплаты, Организатор имеет право распорядиться зарезервированными площадями - по своему усмотрению.

10. Регистрация, получение пропусков

По прибытию на место проведения мероприятия, Экспонент/Спонсор проекта должен зарегистрироваться на стенде Организатора, после чего ему будут выданы документы и пропуска, в зависимости от метража заказанной площади (на каждые 3 кв.м. 1 пропуск). Пропуска экспонентов предназначены для Экспонентов их представителей и их обслуживающего персонала. Передача пропуска третьим лицам запрещено, организатор оставляет за собой право изъять пропуска при нарушении установленных правил.

11. Пригласительные билеты

Пригласительные билеты издаются Организатором за 30 дней до начала выставки и каждый Экспонент имеет право на получение лимитированного количества бесплатных билетов (10 штук/ кол-во согласно заявленному спонсорскому пакету). Дополнительные билеты могут быть заказаны Экспонентом за дополнительную плату. Пригласительные билеты, напечатанные экспонентами или субэкспонентами не могут быть использованы как входные.

12. Каталог

Организатор издает Официальный каталог выставки на основании информации, предоставленной экспонентами. Публикация в каталоге выставки (Алфавитный список участников) – обязательна для каждого экспонента и субэкспонента/Спонсора проекта. См. Брошюра Экспонента, (бланк 4а). Подача информации о компании в каталог производится только в электронном виде путем заполнения шаблона МЕДИ Экспо на сайте www.mediexpo.ru.Экспонент также может дополнительно заказать рекламу в каталоге выставки, см. См. Брошюра Экспонента, (бланк 4а). Организатор оказывает данную услугу по получении средств на расчетный счет.

Крайний срок подачи информации в каталог выставки – 22 января 2010г.

Логотипы, в векторном формате, рекламные макеты должны быть отправлены на e-mail менеджера проекта.

13. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж

Минимальная площадь стенда:

  • линейного стенда 9 кв.м.

  • углового (открыт с двух сторон) – 15 кв.м.

  • головного (открыт с трех сторон) – 30 кв.м.

  • островного (открыт с 4-х сторон) - от 30 кв.м.

Возможны незначительные отклонения от данных вариантов метража стендов, в зависимости от пожеланий Экспонентов и технических возможностей Организатора,  связанных с комплектованием выставочной экспозиции.

Оборудованная площадь
Список стандартного оборудования, которым будет оснащен Ваш стенд, Вы можете найти на сайте www.mediexpo.ru или в Пакете Экспонента формуляр №2.

Денежное возмещение за неиспользованные участником оборудование, услуги, для заказанного типа стенда, не производится, замена одного типа оборудования на другое также не производится. Дополнительное оборудование может быть заказано через бланк заказа дополнительного оборудования формуляр №3.

Во время монтажа заказ дополнительного оборудования производится с 50% наценкой, во время работы выставки наценка составляет 100%  от базового тарифа.

Крайний срок заказа дополнительной мебели – 22 января 2008 г.
После этого срока заказ дополнительного оборудования производится с 50% наценкой.
После 15 февраля, а также во время монтажа и работы выставки наценка составляет 100% от базового тарифа.

Необорудованная площадь:
Заказ необорудованной площади включает в себя только выставочную площадь, и не включает в себя никакого оборудования, мебели, и электричества. Экспонент, заказавший необорудованную площадь должен сообщить Организатору название компании-строителя стенда, адрес, контактное лицо, номер телефона/факса.
Представитель компании производящий застройку Вашего стенда, должен связаться с генеральным застройщиком ЦМТ для аккредитации и решения технических деталей застройки стенда: тел. +7 (499) 795-39-93.
Экспоненту, заказавшему необорудованную площадь, необходимо иметь пожарные сертификаты, выданные производителем на все материалы и оборудование. Эти сертификаты должны удостоверять, что все материалы и оборудование на стенде не горючи или огнеупорны.

14. Завоз и вывоз выставочных экспонатов

Завоз, вывоз, погрузка-разгрузка экспонатов осуществляется силами Экспонента, если эта услуга не заказана у Организатора (Заказ лифта (габариты продукции до 800 кг), автопогрузчик или грузчики - необходимо сделать предварительно, за 30 дней до начала монтажа, заполнив и прислав Формуляр № 3 Брошюры Экспонента). Услуга осуществляется Организатором при условии ее предварительной оплаты Экспонентом.

Вывоз экспонатов осуществляется 26 февраля с 15.00 до 20.00 с предоставлением письма на ввоз/вывоз. Экспонент оформляет письмо, согласно образцу, соблюдая следующие формальности:
• обязательны подпись руководителя компании и печать
• обязательны паспортные данные сотрудника, осуществляющего вынос экспонатов.

Копию письма на ввоз/вывоз Ваших экспонатов в обязательном порядке необходимо предоставить Техническому директору ЗАО «МЕДИ Экспо» не менее, чем за неделю до начала монтажа выставки. Оригинал письма на ввоз/вывоз остается у Экспонента на все время работы выставки, включая дни монтажа/демонтажа.

При заезде/выезде письмо необходимо заверить печатью компании «МЕДИ Экспо» и штампом ЦМТ на стойке администрации Конгресс-центра (2-й этаж).

ВНИМАНИЕ! При завозе и вывозе экспонатов стенды не охраняются и Организатор не несет ответственность за их сохранность.

15. Правила прохода на выставку в Конгресс-центр

Во время монтажа и демонтажа и работы выставки вход/выход в Конгресс-центр для участников выставки осуществляется по постоянным пропускам-бэджам через главный вход Конгресс-центра.

Ваши гости могут посетить стенд Вашей фирмы, предъявив на входе Пригласительный билет. Все делегаты, гости и участники проекта проходят электронную регистрацию с заполнением акеты и выдачей беджа, который дает право на посещение всех мероприятий проекта (за исключением научной программы, участие в которой необходимо оплачивать).

16. Охрана, противопожарная безопасность

Охрана павильона осуществляется включением общей сигнализации Конгресс-центра ежедневно, на время работы выставки, с 18.00 до 9.00 следующего дня, за исключением рабочих часов выставки. Заказ индивидуальной охраны стендов осуществляется заблаговременно (Заполнить формуляр № 3 Брошюры Экспонента). Во время проведения выставки курение разрешено только в специально отведенном месте. Курение на выставочных стендах ЗАПРЕЩЕНО. Разрешено использование только самоотключающихся электроприборов.

17. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»

Во время работы выставки на стенде Организатора для Вас доступны следующие услуги:

доступ в интернет, компьютер, принтер, ксерокс (до 5 страниц).

18. Эксплуатация стенда

Организатор сдает стенд Экспоненту в 18-00 23 февраля 2009 года.

Экспонент/Спонсор проекта допускается на свой стенд только при условии 100% оплаты участия в выставке.

Субэкспоненты могут быть допущены на стенд экспонента при условии регистрации в заявке на участие экспонента.

Экспонент/Спонсор проекта проверяет наличие и качество заказанной услуги в день заезда (последний день монтажа выставки) и подтверждает письменно, что стенд принят. Все дополнительные заказы Экспонента/Спонсора проекта во время выставки принимаются на бланке Организатора с печатью и подписью уполномоченного от Экспонента/Спонсора проекта лица и выполняются после их оплаты.

Не разрешается прикрепление к стеновым панелям своих материалов способом, приводящим к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, не снимаемый или красящий скотч). Ключи от всех дверей на Вашем стенде и замки для витрин Вы можете получить на стенде организаторов, внеся залог – 500 рублей. В случае потери или невозврата ключа в последний день работы выставки, залог не возвращается.

19. Тара и уборка стенда

Экспоненты отвечают за вывоз тары с территории выставки и собственного мусора. Информация и цены, касающиеся различных возможностей для вывоза мусора в выставочном комплексе и их заказа, приведена в бланке с дополнительными услугами.

Организатор обеспечивает уборку Выставочного центра, залов и проходов.
Экспонент отвечает за обеспечение того, чтобы его стенд убирался ежедневно, до открытия выставки (услуга может быть заказана за дополнительную плату у «МЕДИ Экспо», формуляр № 3 Брошюры Экспонента). Организатор организует уборку Выставочного центра, залов и проходов.