Условия участия

1. Название мероприятия
2. Организатор Выставки
3. Организаторы X Научного форума «Мать и Дитя-2009»
4. Место проведения
5. Даты, режим работы
6. Заявка на участие
7. Оформление договора
8. Стоимость участия и другие сборы
9. Участие в научной программе
10. Порядок расчетов
11. Регистрация, получение пропусков
12. Пригласительные билеты
13. Каталог
14. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж
15. Завоз и вывоз выставочных экспонатов
16. Правила прохода на выставку в Центр Международной Торговли
17. Охрана, противопожарная безопасность
18. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»
19. Эксплуатация стенда
20. Технические услуги
21. Тара и уборка стенда
22. Бронирование гостиницы

 

1. Название мероприятия

11-ая международная специализированная медицинская выставка «Охрана здоровья матери и ребенка - 2009»
X Юбилейный Всероссийский научный форум «Мать и Дитя – 2009»

2. Организатор выставки

ЗАО «МЕДИ Экспо»
119415, Россия, Москва, пр-т Вернадского д.37 кор.2, оф.1-5
Тел/факс: (495) 721-8866
Факс: (495) 938-2458
E-mail: natasha@mediexpo.ru
www.mediexpo.ru

3. Организаторы научной программы

  • Министерство здравоохранения и социального развития РФ
  • ФГУ «Научный центр акушерства, гинекологии и перинатологии им. В.И. Кулакова»
  • Российское общество акушеров-гинекологов
  • Конгресс-оператор ЗАО «МЕДИ Экспо»

Под патронажем Торгово-промышленной палаты РФ

4. Место проведения

Россия, Москва, Центр Международной торговли, Краснопресненская наб.,12, 4-й подъезд Конгресс-центр

5. Даты, режим работы

Монтаж экспозиции
28 сентября 11.00 – 20.00

Заезд экспонентов
28 сентября 13.00 – 20.00

Работа выставки
29 сентября - 1 октября 9.00 – 18.00
2 октября 9.00 – 15.00

Демонтаж экспозиции
2 октября 15.00 - 20.00

Официальное открытие
29 сентября вторник 9-00
Конференц-зал 2-й этаж

6. Заявка на участие

Экспонент заполняет заявку на участие и высылает ее в адрес Организатора факсом или по электронной почте. Подписывая заявку Экспонент признает Общие условия участия (с Общими условиями можно ознакомится на сайте www.mediexpo.ru и www.mother-child.ru в разделе ЭКСПОНЕНТАМ) и данные Специальные условия участия.

Организатор письменно подтверждает Экспоненту участие в выставке и закрепляет зарезервированную им выставочную площадь, выставляя счет на регистрационный взнос и 30% от стоимости аренды экспозиционной площади, подлежащий оплате в течение 10-и дней.

В случае отсутствия поступления предоплаты на расчетный счет Организатора в означенный срок, Организатор имеет право распорядиться зарезервированной Экспонентом площадью по своему усмотрению.

Последний срок подачи заявки: 1 сентября 2009 г. Заявки, поступающие после этого срока, будут помещены в лист ожидания на получение площади.

7. Оформление договора

На основании заявки, присланной Экспонентом, Организатор заключает с Экспонентом договор на участие в выставке. Экспонент обязуется в 30 дневный срок,  с момента получения договора, прислать Организатору оригинал договора с подписью и печатью юридически уполномоченного лица. В случае, если договор не будет направлен Организатору в установленный срок, это будет  рассматриваться Организатором как отказ Экспонента от участия в выставке.

8. Стоимость участия и другие сборы

На весь период работы  выставки стоимость 1 кв.м. стандартно оборудованной выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:

  • Линейный стенд (1 сторона открыта) 325 евро
  • Угловой стенд (2 стороны открыты) 325 евро + наценка 10%
  • Головной стенд (3 стороны открыты) 325 евро + наценка 15%
  • Островной стенд (4 стороны открыты) 325 евро + наценка 20%

Стоимость участия на оборудованной площади включает в себя: стенд со стандартным оборудованием (с перечнем стандартного оборудования  можно ознакомиться на бланке заказа стенда в Пакете Экспонента)

Стоимость 1 кв.м. необорудованной выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:

  • Линейный стенд (1 сторона открыта) 295 евро
  • Угловой стенд (2 стороны открыты) 295 евро + наценка 10%
  • Головной стенд (3 стороны открыты) 295 евро + наценка 15%
  • Островной стенд (4 стороны открыты) 295 евро + наценка 20%

Стоимость участия на необорудованной площади касается только площади пола и не включает элементов конструкции стенда, таких как: ковер, стены, освещение, и т.д. Конструкцию стенда нужно заказывать отдельно.

Стоимость регистрационного взноса составляет 350 евро (без учета НДС)

Стоимость  регистрационного взноса за субэкспонента составляет 350 евро (без учета НДС) и включает в себя:
- обязательную публикацию  в разделе «алфавитный список участников»
- бэджи-пропуска (1 бэдж на 3 кв.м.)
- пригласительные билеты (10 штук)
- каталог выставки (1экз.)
- участие Экспонента в работе Форума
- размещение информации об Экспоненте  на сайте www.mediexpo.ru и www.mother-child.ru;

Обычная минимальная  площадь стенда составляет 9 кв.м. В ставку арендной платы за выставочную площадь входит:
- стоимость общего электроосвещения, отопления, кондиционирования закрытых выставочных площадей
- стоимость общей охраны выставочной территории
- стоимость уборки общей территории выставки и проходов

Экспонентам, представляющим на стендах исключительно продукцию российского производства - предоставляются скидки, в размере 10% стоимости 1 кв.м. площади, при наличии гарантийного письма, с обязательством  не представлять продукцию импортного производства.

9. Участие в научной программе

Спонсоры форума могут принять участие в научной программе с сателлитными симпозиумами. Заказ симпозиума осуществляется заполнением заявки спонсора. Тарифы на аренду конференц-залов и презентационное оборудование указываются с учетом тарифов ЦМТ на 2009 г. Крайний срок подачи информации – 3 августа 2009 г.

10. Порядок расчетов

Экспонент производит оплату участия в выставке в следующие сроки: регистрационный взнос и 30% арендованной площади в  течение  10-ти дней с момента  выставления счета; 70% арендованной площади не позднее, чем за 45 дней до монтажа выставки. Заказ дополнительных  услуг осуществляется не позднее, чем за 30 дней до начала монтажа выставки.

Основной экспонент оплачивает за каждого субэкспонента 100% стоимости регистрационного взноса. Цены на дополнительные услуги приведены на соответствующих бланках заказа в Пакете Экспонента.

Расчеты производятся в рублях, по курсу ЦБ РФ на день платежа с точностью до четвертого знака после запятой, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Организатора. Днем оплаты Стороны считают день поступления денежных средств на расчетный счет Организатора.

11. Регистрация, получение пропусков

По прибытию на место проведения мероприятия, Экспонент должен зарегистрироваться на стенде Дирекции выставки, после чего ему будут выдан Пакет Экспонента с пропусками, в зависимости от метража заказанной площади (на каждые 3 кв.м. 1 пропуск). Пропуска экспонентов предназначены для Экспонентов, их представителей и их обслуживающего персонала. Передача пропуска третьим лицам запрещено, Организатор оставляет за собой право изъять пропуска при нарушении установленных правил.

12. Пригласительные билеты

Пригласительные билеты издаются Организатором за 30 дней до начала выставки, и каждый Экспонент имеет право на получение лимитированного количества бесплатных билетов (10 штук). Дополнительные билеты могут быть заказаны Экспонентом за дополнительную плату. Пригласительные билеты, напечатанные экспонентами или субэкспонентами не могут быть использованы как входные.

13. Каталог

Организатор издает Официальный каталог выставки на основании информации, предоставленной экспонентами. Информация предоставляется только в электронном виде согласно требованиям, указанным в формуляре 4а и 4б. Публикация в 1-м разделе каталога выставки («Алфавитный список участников») – обязательна для каждого экспонента и субэкспонента (см. Пакет Экспонента, формуляр 4а)

Экспонент также может дополнительно заказать  рекламу, и/или публикацию информации о себе во 2-м  разделе каталога («По разделам производимой продукции» - см. Пакет Экспонента, формуляр 4б)

Организатор оказывает данную услугу по получении средств на расчетный счет.

Крайний срок подачи информации в каталог выставки – 1 сентября  2009 г.

Заполненные бланки должны быть отправлены по факсу +7 (495) 938-24-58 и продублированы  на e-mail менеджеру проекта: natasha@mediexpo.ru

14. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж

Минимальная площадь стенда:

  • линейного стенда 9 кв.м.
  • углового (открыт с двух сторон) – 18 кв.м.
  • головного (открыт с трех сторон) – 30 кв.м.

Возможны незначительные отклонения от данных вариантов метража стендов, в зависимости от пожеланий Экспонентов и технических возможностей Организатора,  связанных с комплектованием выставочной экспозиции.

Оборудованная площадь
Список стандартного оборудования, которым будет оснащен Ваш стенд, Вы можете найти на сайте www.mediexpo.ru или в Пакете Экспонента формуляр №2.

Денежное возмещение за неиспользованные участником оборудование, услуги, для заказанного типа стенда, не производится, замена одного типа оборудования на другое также не производится. Дополнительное оборудование может быть заказано через бланк заказа дополнительного оборудования  формуляр №3.

Во время монтажа заказ дополнительного оборудования производится с 50% наценкой, во время работы выставки наценка составляет 100%  от базового тарифа.

Крайний срок подачи информации по оборудованию стенда – 1 сентября 2009.

Необорудованная площадь
Заказ необорудованной площади включает в себя только выставочную площадь, и не включает в себя никакого  оборудования, мебели, и электричества. Экспонент, заказавший необорудованную площадь должен сообщить Организатору название компании-строителя стенда, адрес, контактное лицо, номер телефона/факса.

Представитель компании, производящий застройку Вашего стенда, должен связаться с техническим директором компании «МЕДИ Экспо» для решения технических деталей  застройки стенда.

Экспоненту, заказавшему необорудованную площадь, необходимо иметь пожарные сертификаты, выданные производителем на все материалы и оборудование. Эти сертификаты должны удостоверять, что все материалы и оборудование на стенде не горючи или огнеупорны.

15. Завоз и вывоз выставочных экспонатов

Завоз, вывоз, погрузка-разгрузка экспонатов осуществляется силами Экспонента, если эта услуга не заказана у Организатора. Заказ лифта (габариты продукции до 800 кг), автопогрузчика - необходимо сделать предварительно, за 30 дней до начала монтажа (заполнить и прислать Формуляр №3 Пакета Экспонента). Услуга осуществляется Организатором после ее оплаты Экспонентом.

Ввоз экспонатов осуществляется 28 сентября 2009 г. С 15.00 до 20.00 с предоставлением списка (письма на ввоз-вывоз) ввозимых экспонатов (в  2-х экземплярах).

При въезде на территорию ЦМТ со стороны Краснопресненской набережной, Вы получаете талон на стоянку с отмеченным временем въезда и производите разгрузку своих экспонатов на выставку (Конгресс-центр, подъезд №4). Въезд на разгрузку грузовых и легковых машин во время монтажа/демонтажа выставки осуществляется бесплатно в течение 2-х часов для легковой и грузовой машины. По истечении  2-х часов стоянка на территории ЦМТ платная.

При ввозе/вывозе экспонатов письма на ввоз-вывоз на выставку Ваших экспонатов – обязательны, с соблюдением всех формальностей – согласно образца, с обязательной подписью руководителя компании, внесением паспортных данных сотрудника, осуществляющего вынос экспонатов, и с печатью компании.

При выносе/вывозе экспонатов необходимо на письме поставить печать компании «МЕДИ Экспо» и штамп ЦМТ на стойке администрации Конгресс-центра (2-й этаж).

Вывоз осуществляется 2 октября с 16-00 до 20-00 согласно предоставленному списку.

При завозе и вывозе экспонатов стенды не охраняются и Организатор  не несет ответственность за их сохранность.

16. Правила прохода на выставку в Центр Международной Торговли

Во время монтажа и демонтажа и работы выставки вход/выход в ЦМТ для участников выставки осуществляется  по постоянным пропускам-бэджам через главный вход Конгресс-центра (подъезд №4).

Ваши гости могут посетить стенд Вашей фирмы, предъявив на входе Пригласительный билет.

17. Охрана, противопожарная безопасность

Охрана павильона осуществляется включением общей сигнализации Конгресс-центра ежедневно во время работы выставки,  с 18.00  до 8.30 следующего дня за исключением рабочих часов выставки. Заказ индивидуальной охраны стендов осуществляется заблаговременно (Заполнить формуляр №3 Пакета Экспонента).

Организатор рекомендует Экспоненту застраховать все экспонаты и имущество, ввозимое на период проведения мероприятия.

Во время проведения выставки курение разрешено только в специально отведенном месте.  Курение на выставочных стендах ЗАПРЕЩЕНО. Разрешено использование только самоотключающихся электроприборов.

18. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»

Во время работы выставки на стенде Организатора для Вас доступны следующие услуги:
- доступ в интернет, компьютер, принтер, ксерокс (до 5 страниц).

19. Эксплуатация стенда

Организатор сдает стенд  Экспоненту в 16 часов 28 сентября 2009 г. Экспонент допускается на свой стенд только при условии 100% оплаты участия в выставке. Субэкспоненты могут быть допущены на стенд экспонента при условии регистрации в заявке на участие экспонента.

Экспонент проверяет наличие и качество заказанной услуги в день заезда (последний день монтажа выставки) и подтверждает письменно, что стенд принят. Все дополнительные заказы Экспонента во время выставки принимаются на бланке Организатора с печатью и подписью уполномоченного от Экспонента лица и выполняются после их оплаты.

Не разрешается прикрепление к стеновым панелям своих материалов способом, приводящим к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, не снимаемый или красящий скотч).

Ключи от всех дверей на Вашем стенде и замки для  витрин Вы можете получить на стенде организаторов, внеся залог – 200 рублей.

20. Технические услуги

«МЕДИ Экспо»  обеспечивает общее отопление, кондиционирование и освещение в залах.

Расходы на подключение водоснабжения, электричества и телекоммуникаций к индивидуальным стендам, а также расходы за потребление и другие услуги будут выставлены непосредственно Экспонентам (для субэкспонентов счет выставляется главному экспоненту на стенде).

21. Тара и уборка стенда

Экспоненты отвечают за вывоз тары с территории выставки и собственного мусора. Информация и цены, касающиеся возможностей для вывоза мусора в выставочном комплексе и их заказа, приведена в бланке с дополнительными услугами.

Организатор организует уборку Выставочного центра, залов и проходов. Экспонент отвечает за обеспечение того, чтобы его стенд убирался ежедневно, до открытия выставки (услуга может быть заказана за дополнительную плату у «МЕДИ Экспо», формуляр №3 Пакета Экспонента)

22. Бронирование гостиницы

«МЕДИ Экспо» оказывает услуги по бронированию гостиниц:

Тел./факс: (495)721-88-66 (110, 114), 8-926-612-48-79
hotel@mediexpo.ru