«КОНГРЕСС ПОД КЛЮЧ»

Услуга «Конгресс под ключ»

Готовясь к проведению конференции, форума или научного конгресса, ученые и представители бизнес-сообщества оказываются лицом к лицу со множеством организационно-технических проблем, решить которые без наличия соответствующего профессионального опыта крайне затруднительно.  Если Вы не хотите концентрироваться на бытовых моментах, предпочитая заниматься глобальными задачами, воспользуйтесь услугами профессионального конгресс-оператора. Изучив на практике все подводные камни официальных мероприятий любого уровня сложности, конгресс-оператор сохранит Вам нервы, сэкономит время и деньги. В этой статье расскажем о том, что входит в функции организатора конференций.

Площадка для проведения конгресса

В зависимости от масштаба и специфики готовящегося мероприятия конгресс-оператор подберет идеально подходящую Вам конференц-площадку с необходимым количеством конференц-залов и желаемым уровнем комфорта.

Подготовка бюджета

Это в идеальном мире о деньгах вспоминать не нужно. На практике же планируемое мероприятие жестко привязано к определенной сумме денег. Исходя из имеющегося у Вас бюджета, профессиональный конгресс-оператор до копейки рассчитает расходную и доходную часть, подготовит необходимые финансовые документы и предоставит все чеки для отчета.

Бронирование гостиничных номеров

Планируя масштабное мероприятие, придется заниматься бронирование авиа- и ж/д билетов, заказом гостиничных номеров и другими сопутствующими моментами. Стремясь облегчить для Вас организаторское бремя, профессиональный оператор предложит понятную калькуляцию, организует трансфер, подготовит культурную программу.

Оповещение участников мероприятия

Получив на руки контакты всех участников конференции или конгресса, наша компания обязуется поддерживать с ними регулярный контакт, сообщая необходимую информацию через электронные, почтовые рассылки или же по телефону.

Поиск спонсоров

При необходимости конференц-оператор свяжется с потенциальными спонсорами и привлечет экспонентов. Среди прочего наши специалисты проработают план выставочного зала, продумают порядок проведения экспозиции, проведут ее монтаж и демонтаж, пригласят честных и надежных подрядчиков.

Менеджмент делегатов

Проведя регистрацию делегатов, конгресс-оператор проконтролирует оплату счетов, подготовит документацию для налоговых органов по каждому участнику. В то время как инициаторы мероприятия будут заняты более важными делами, сотрудники нашей компании организуют анкетирование, подготовят статистический отчет.

Сопровождение во Всемирной паутине

Так как большинство информации на сегодняшний день концентрируется во Всемирной паутине, мы готовы создать приуроченный к мероприятию сайт с оригинальным дизайном, удобной формой регистрации участников, договоримся о хостинге, проследим бесперебойной эксплуатацией сайта.

Научный секретариат

Имея практический опыт подготовки научных мероприятий, мы создадим сайт для получения тезисов в режиме реального времени, организуем связь с заявленными докладчиками, проинформируем авторов о времени их выступления.

Публикация материалов

По результатам проведенного мероприятия конгресс-оператор соберет, обработает, сверстает и распечатает озвученную информацию в виде качественной полиграфической продукции.

Онсайт-менеджмент

Представить себе серьезное мероприятие без надлежащей поддержки техническими средствами довольно сложно. Ориентируясь не требования заказчика, мы доставим все необходимое оборудование, проведем его монтаж и демонтаж. Среди прочего обеспечим синхронный перевод, запустим в Интернет трансляцию в режиме реального времени, соберем портфель каждого делегата.