Условия участия

1. Название мероприятия
2. Организатор выставки
3. Организаторы научной программы
4. Место проведения
5. Контактная информация
6. Даты, режим работы
7. Заявка на участие
8. Стоимость участия
9. Участие в научной программе
10. Порядок расчетов
11. Регистрация, получение пропусков
12. Пригласительные билеты
13. Каталог
14. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж
15. Завоз и вывоз выставочных экспонатов
16. Правила прохода на выставку в Центр Международной Торговли
17. Охрана, противопожарная безопасность
18. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»
19. Эксплуатация стенда
20. Технические услуги
21. Тара и уборка стенда
22. Бронирование гостиницы
23. Транспортно-экспедиторское обслуживание

 

1. Название мероприятия

Международная специализированная выставка/форум «МЕДиагностика – 2009»

2. Организатор выставки

ЗАО «МЕДИ Экспо»
119415, Россия, Москва, пр-т Вернадского д.37 кор.2, оф.1-5
Тел/факс: (495) 938-9211
Факс: (495) 938-2458
E-mail: expo@mediexpo.ru
www.mediexpo.ru

3. Организаторы научной программы

  • Московская медицинская академия им. И.М. Сеченова
  • Московский государственный медико-стоматологический университет
  • Самарский государственный медицинский университет
  • Общество специалистов по лучевой диагностике (ОСЛД)
  • Московское общество медицинских радиологов
  • Общество интервенционных онкорадиологов
  • Ассоциация травматологов-ортопедов России
  • Санкт-Петербургское радиологическое общество
  • Кафедра травматологии и ортопедии Российского университета дружбы народов
  • Российское артроскопическое общество
  • Российская ассоциация специалистов ультразвуковой диагностики в медицине
  • Российская ассоциация специалистов функциональной диагностики
  • ФГУ Российский научный центр радиологии и хирургических технологий
  • ГУ медицинский радиологический научный центр РАМН
  • Российское научное общество интервенционных радиологов и эндоваскулярных хирургов
  • Российское научное общество интервенционных кардиоангиологов
  • Ассоциация медицинских физиков России
  • Общество ядерной медицины
  • ЗАО "МЕДИ Экспо"
  • АНО "Национальный конгресс лучевых диагностов"

При поддержке и участии:

  • Министерства здравоохранения и социального развития РФ
  • Российской академии медицинских наук
  • Торгово-промышленной палаты РФ

4. Место проведения

Россия, Москва, Центр Международной торговли, Краснопресненская наб.,12, 4-й подъезд Конгресс-центр

5. Контактная информация

Менеджер проекта
Ольга Сушкова, тел.: +7 (495) 721-8866 доб.106, моб. +7 (926) 611-2374, sushkova@mediexpo.ru

Помощник менеджера проекта
Анна Бородина, тел.: +7 (495) 721-8866 доб.112, aborodina@mediexpo.ru

Технический директор
Вахтанг Барамия, тел.: +7 (495) 721-8866 доб.115, моб. +7 (926) 611-2378, vah@mediexpo.ru

6. Даты, режим работы

Монтаж (собственная застройка)
24 мая   08.00 – 20.00
25 мая   08.00 – 20.00

Монтаж/заезд на выставку (стандартная застройка)
25 мая   13.00 – 20.00

Работа выставки
26 мая 08.00 - 18.00
27 мая 08.00 - 18.00
28 мая 08.00 - 15.00

Демонтаж экспозиции
28 мая 15.00 - 20.00

Официальное открытие
26 мая 12-00
Амфитеатр Конгресс-центра, 2-й этаж

7. Заявка на участие

Экспонент/Спонсор проекта заполняет заявку на участие и высылает ее в адрес Организатора факсом или по электронной почте. Подписывая заявку Экспонент/Спонсор проекта признает данные Специальные условия участия.

Организатор письменно подтверждает Экспоненту/Спонсору проекта участие в выставке/форуме и закрепляет зарезервированную им выставочную площадь, выставляя счет на регистрационный взнос, подлежащий оплате в течение 5-и рабочих дней со дня выставления счета.

Заявка считается официально принятой, а площадь закрепленной за Экспонентом после оплаты регистрационного взноса и 30% суммы аренды выставочной площади. Оставшиеся 70% суммы Экспонент уплачивает за 60 дней до начала проекта

Последний срок подачи заявки: 26 апреля 2009 г. Заявки, поступающие после этого срока, будут помещены в лист ожидания на получение площади.

8. Стоимость участия

Обычная минимальная площадь стенда составляет 6 кв.м.
На весь период работы выставки стоимость 1 кв.м. стандартно оборудованной[1] выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:

  • Линейный стенд (1 сторона открыта) 295 евро
  • Угловой стенд (2 стороны открыты) 295 евро + наценка 10%
  • Головной стенд (3 стороны открыты) 295 евро + наценка 15%
  • Островной стенд (4 стороны открыты) 295 евро +наценка 20%

Стоимость участия на оборудованной площади включает в себя: стенд со стандартным оборудованием (с перечнем стандартного оборудования можно ознакомиться на бланке заказа стенда в Пакете Экспонента Формуляр №2,3)

На весь период работы выставки стоимость 1 кв.м. необорудованной [2] выставочной площади (без учета НДС и других налогов и сборов) составляет:

  • Линейный стенд (1 сторона открыта) 255 евро
  • Угловой стенд (2 стороны открыты) 255 евро + наценка 10%
  • Головной стенд (3 стороны открыты) 255 евро +наценка 15%
  • Островной стенд (4 стороны открыты) 255 евро +наценка 20%

Стоимость участия на необорудованной площади касается только площади пола и не включает элементов конструкции стенда, таких как: ковер, стены, освещение, и т.д. Конструкцию стенда нужно заказывать отдельно. 

Стоимость регистрационного взноса составляет 350 евро (без учета НДС) и включает в себя:

1. обязательную публикацию в разделе «алфавитный список участников»
2. бэджи-пропуска (1 бэдж на 3 кв.м.)
3. пригласительные билеты (10 штук)
4. каталог выставки (1экз)
5. размещение информации об Экспоненте на сайте www.mediexpo.ru
6. участие Экспонента в работе форума

Стоимость регистрационного взноса за субэкспонента составляет 350 евро (без учета НДС).

Экспонентам, представляющим на стендах исключительно продукцию собственного отечественного производства - предоставляются скидки, в размере 10% стоимости 1 кв.м. площади, при наличии гарантийного письма, с обязательством предоставлять продукцию только собственного производства.

В ставку арендной платы за выставочную площадь входит:

1. стоимость общего электроосвещения, отопления, кондиционирования закрытых выставочных площадей
2. стоимость общей охраны выставочной территории
3. стоимость уборки общей территории выставки и проходов

Обращаем особое внимание на особенность предоставления услуг по охране и уборке выставочной территории. Индивидуальная охрана и уборка стендов предусмотрены. За дополнительной информацией обращайтесь к Организаторам.

9. Участие в научной программе

Участие в научной программе возможно только на условиях спонсорского участия.

10. Порядок расчетов

Экспонент/Спонсор проекта производит оплату участия в выставке в следующие сроки:

  • регистрационный взнос + 30% суммы аренды выставочной площади (30% суммы спонсорского взноса) в течение 5-ти дней с момента выставления счета;
  • 70% суммы стандартно оборудованной площади не позднее, чем за 60 дней до монтажа выставки.
  • дополнительные услуги/оборудование – не позднее, чем за 30 дней до начала монтажа выставки.

Основной экспонент оплачивает за каждого субэкспонента стоимость регистрационного взноса
Цены на дополнительные услуги приведены на соответствующих бланках заказа Пакета Экспонента.
Расчеты производятся в рублях по внутреннему курсу ЗАО «МЕДИ Экспо» 1 евро = 38 руб., путем перечисления денежных средств на расчетный счет Организатора. Днем оплаты Стороны считают день поступления денежных средств на расчетный счет Организатора.
В случае нарушения Экспонентов сроков оплаты, Организатор имеет право распорядиться зарезервированными площадями - по своему усмотрению

11. Регистрация, получение пропусков

По прибытию на место проведения мероприятия, Экспонент/Спонсор проекта должен зарегистрироваться на стенде Организатора, после чего ему будут выданы документы и пропуска, в зависимости от метража заказанной площади (на каждые 3 кв.м. 1 пропуск). Пропуска экспонентов предназначены для Экспонентов их представителей и их обслуживающего персонала. Передача пропуска третьим лицам запрещено, организатор оставляет за собой право изъять пропуска при нарушении установленных правил

12. Пригласительные билеты

Пригласительные билеты издаются Организатором за 30 дней до начала выставки и каждый Экспонент имеет право на получение лимитированного количества бесплатных билетов (10 штук/ кол-во согласно заявленному спонсорскому пакету). Дополнительные билеты могут быть заказаны Экспонентом за дополнительную плату. Пригласительные билеты, напечатанные экспонентами или субэкспонентами не могут быть использованы как входные.

13. Каталог

Организатор издает Официальный каталог выставки на основании информации предоставленной экспонентами. Публикация в 1-м разделе каталога выставки (Алфавитный список участников) – обязательна для каждого экспонента и субэкспонента/Спонсора проекта. см. Пакет Экспонента, (бланк 4а. )

Подача информации о компании в каталог производится только в электронном виде путем заполнения шаблона МЕДИ Экспо (предоставляется менеджером проекта).

Экспонент также может дополнительно заказать рекламу, и/или публикацию информации о себе во 2-м разделе каталога (По разделам производимой продукции) см. Пакет Экспонента, бланк 4б.1, 4б.2.

Организатор оказывает данную услугу по получении средств на расчетный счет.
Крайний срок подачи информации в каталог выставки – 26 апреля 2009г.
Заполненные бланки в электронном виде (логотипы - в векторном формате) должны быть отправлены на e-mail менеджера проекта sushkova@mediexpo.ru.

14. Оборудование стенда, монтаж, демонтаж

Минимальная площадь стенда:

  • линейного стенда 9 кв.м.
  • углового (открыт с двух сторон) – 15 кв.м.
  • головного (открыт с трех сторон) – 30 кв.м.
  • островного (открыт с 4-х сторон) – от 30 кв.м. (уточнить метраж).

Возможны незначительные отклонения от данных вариантов метража стендов, в зависимости от пожеланий Экспонентов и технических возможностей Организатора, связанных с комплектованием экспозиции.

Оборудованная площадь:

Список стандартного оборудования, которым будет оснащен Ваш стенд, Вы можете найти на сайте www.mediexpo.ru или в Пакете Экспонента бланк №.2.

Денежное возмещение за неиспользованные участником оборудование, услуги, для заказанного типа стенда, не производится, замена одного типа оборудования на другое также не производится. Дополнительное оборудование может быть заказано через бланк заказа дополнительного оборудования бланк №3.

Крайний срок заказа дополнительной мебели – 26 апреля 2009г. После 26 апреля, заказ дополнительного оборудования производится с 50% наценкой, во время монтажа и работы выставки наценка составляет 100% от базового тарифа.

Необорудованная площадь:

Заказ необорудованной площади включает в себя только выставочную площадь, и не включает в себя никакого оборудования, мебели, и электричества. Экспонент, заказавший необорудованную площадь должен сообщить Организатору название компании-строителя стенда, адрес, контактное лицо, номер телефона/факса.

Представитель компании производящий застройку Вашего стенда, должен связаться с техническим директором компании «МЕДИ Экспо» для решения технических деталей застройки стенда.

Экспоненту, заказавшему необорудованную площадь, необходимо иметь пожарные сертификаты, выданные производителем на все материалы и оборудование. Эти сертификаты должны удостоверять, что все материалы и оборудование на стенде не горючи или огнеупорны.

15. Завоз и вывоз выставочных экспонатов

Завоз, вывоз, погрузка-разгрузка экспонатов осуществляется силами Экспонента, если эта услуга не заказана у Организатора (Заказ лифта (габариты продукции до 800 кг), автопогрузчик или грузчики - необходимо сделать предварительно, за 30 дней до начала монтажа, заполнив и прислав Формуляр №3 Пакета Экспонента). Услуга осуществляется Организатором при условии ее предварительной оплаты Экспонентом.

Ввоз/вывоз экспонатов осуществляется 28 января с 15.00 до 20.00 с предоставлением письма на ввоз/вывоз. Экспонент оформляет письмо, согласно образцу, соблюдая следующие формальности:

- обязательны подпись руководителя компании и печать
- обязательны паспортные данные сотрудника, осуществляющего вынос экспонатов.

Копию письма на ввоз/вывоз Ваших экспонатов в обязательном порядке необходимо предоставить Техническому директору ЗАО «МЕДИ Экспо» не менее, чем за неделю до начала монтажа выставки. Оригинал письма на ввоз/вывоз остается у Экспонента на все время работы выставки, включая дни монтажа/демонтажа.
При заезде/выезде письмо необходимо заверить печатью компании «МЕДИ Экспо» и штампом ЦМТ на стойке администрации Конгресс-центра (2-й этаж).
При въезде на территорию ЦМТ со стороны Краснопресненской набережной, Вы получаете талон на стоянку с отмеченным временем въезда и производите разгрузку своих экспонатов на выставку (Конгресс-центр, подъезд №4). Въезд на разгрузку грузовых и легковых машин во время монтажа/демонтажа выставки осуществляется бесплатно в течение 2-х часов для легковой и грузовой машины. По истечении 2-х часов стоянка на территории ЦМТ платная (см. Пакет Экспонента, формуляр №2)

ВНИМАНИЕ! При завозе и вывозе экспонатов стенды не охраняются и Организатор не несет ответственность за их сохранность.

16. Правила прохода на выставку в Центр Международной Торговли

Во время монтажа и демонтажа и работы выставки вход/выход в ЦМТ для участников выставки осуществляется по постоянным пропускам-бэджам через главный вход Конгресс-центра (подъезд №4).

Ваши гости могут посетить стенд Вашей фирмы, предъявив на входе Пригласительный билет. Все делегаты. Гости и участники проекта проходят электронную регистрацию с заполнением анкеты и выдачей беджа, который дает право на посещение всех мероприятий проекта (за исключением научной программы, участие в которой необходимо оплачивать).

17. Охрана, противопожарная безопасность

Охрана павильона осуществляется включением общей сигнализации Конгресс-центра ежедневно, на время работы выставки, с 20.00 до 08.00 следующего дня, за исключением рабочих часов выставки. Заказ индивидуальной охраны стендов осуществляется заблаговременно (Заполнить формуляр №5 Пакета Экспонента).
Во время проведения выставки курение разрешено только в специально отведенном месте.
Курение на выставочных стендах ЗАПРЕЩЕНО. Разрешено использование только самоотключающихся электроприборов.

18. Сервис Бюро «МЕДИ Экспо»

Во время работы выставки на стенде Организатора для Вас доступны следующие услуги:
- доступ в интернет, компьютер, принтер, ксерокс (до 5 страниц).

19. Эксплуатация стенда

Организатор сдает стенд Экспоненту в 13-00 25 мая 2009 года.

Экспонент/Спонсор проекта допускается на свой стенд только при условии 100% оплаты участия в выставке.
Субэкспоненты могут быть допущены на стенд экспонента при условии регистрации в заявке на участие экспонента.
Экспонент/Спонсор проекта проверяет наличие и качество заказанной услуги в день заезда (последний день монтажа выставки) и подтверждает письменно, что стенд принят. Все дополнительные заказы Экспонента/Спонсора проекта во время выставки принимаются на бланке Организатора с печатью и подписью уполномоченного от Экспонента/Спонсора проекта лица и выполняются после их оплаты.

Не разрешается прикрепление к стеновым панелям своих материалов способом, приводящим к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, не снимаемый или красящий скотч).
Ключи от всех дверей на Вашем стенде и замки для витрин Вы можете получить на стенде организаторов, внеся залог – 500 рублей. В случае потери или невозврата ключа в последний день работы выставки, залог не возвращается.

20. Технические услуги

«МЕДИ Экспо» обеспечивает общее отопление, кондиционирование и освещение в залах.
Расходы на подключение водоснабжения, электричества, и телекоммуникаций к индивидуальным стендам, а также расходы за потребление и другие услуги будут выставлены непосредственно Экспонентам (для суб-экспонентов счет выставляется главному экспоненту на стенде).

21. Тара и уборка стенда

Экспоненты отвечают за вывоз тары с территории выставки и собственного мусора. Информация и цены, касающиеся различных возможностей для вывоза мусора в выставочном комплексе и их заказа, приведена в бланке с дополнительными услугами.

Организатор обеспечивает уборку Выставочного центра, залов и проходов.
Экспонент отвечает за обеспечение того, чтобы его стенд убирался ежедневно, до открытия выставки (услуга может быть заказана за дополнительную плату у «МЕДИ Экспо», формуляр №3 Пакета Экспонента).

22. Бронирование гостиницы

По вопросам бронирования гостиниц:
Ковалева Наталья
hotel@mediexpo.ru
(495) 721-5566, 938 9211, 661 3513 (доб. 114)

23. Транспортно-экспедиторское обслуживание

Транспортно-экспедиторское обслуживание выставочных грузов зарубежных участников осуществляет компания ЗАО «ЭкспоВесТранс», Краснопресненская наб., 14, стр. 2.
Тел.: +7 (495) 205 6650


[1] Смотрите формуляр №2 пакета экспонента, а также п.14 специальных условий.
[2] Смотрите п.14 специальных условий.